Понятие инвентаризации
Под инвентаризацией подразумевается фактический перерасчет имеющегося на балансе фирмы имущества. Речь идет как о нематериальных, так и о финансовых ценностях, включая сырье. Эту процедуру еще называют переучетом, ревизией.
Важно знать, как проводится инвентаризация, ведь она осуществляется, в том числе и в магазинах в отношении товаров.
Ревизию организуют с целью обнаружения несоответствий по реальному наличию активов с учетными сведениями фирмы.
Переучет затрагивает как основные средства, так и производственные запасы. Инвентаризацию также выполняют в отношении:
К финансовым инвестициям, которые также затрагивает инвентаризация, причисляют акции с депозитами.
К нематериальным активам – лицензии с патентами.
К материальным – готовую продукцию.
Под основными средствами подразумеваются разные виды оборудования, постройки, транспортные средства.
К производственным запасам причисляют сырьевую базу, эксплуатационные и стройматериалы, топливные ресурсы, полуфабрикаты.
Когда возникает потребность в проведении ревизии
Периодичность осуществления ревизии в РФ регламентируется нормативной документацией по бух. учету. На территории складских комплексов ее проводят каждый месяц. Это неотъемлемая часть мониторинга за работой персонала и актуальности товарной учетности. В результате регулярных ревизий выявляется продукция, не соответствующая требованиям качества. Благодаря им удается в сжатые сроки убирать из ассортимента товары, пользующиеся слабым спросом, анализировать результативность деятельности персонала.
Основные средства желательно проверять раз в трехлетку. У руководства есть право самостоятельного установления сроков и частоты осуществления ревизий, определения перечня активов, подлежащих ревизии в каждом из отчетных периодов.
Необходимо разобраться, как проходит инвентаризация, и в каких случаях актуально ее проведение.
К переучету прибегают в ситуациях, связанных:
Потребность в проведении подобной продукции появляется, когда имеет место смена ответственных лиц за имущество компании. А также при ЧС, связанных с катастрофами природного характера, возгораниями.
Из каких этапов состоит ревизия?
Перечислим основные этапы инвентаризации для лучшего понимания ее сути. Данная процедура включает проверку и подсчет наличия активов. При обнаружении расхождений, связанных с качеством и количеством требуется составление актов для передачи в бухгалтерию. На базе этой документации создается ведомость, в которой отражаются итоги ревизии для каждого вида имущества в отдельности.
За эти следуют этапы, связанные:
В преддверии проведения ревизии руководство фирмы формирует соответствующий приказ, созывая комиссию, в которую обычно входит специалист в области бухгалтерии. Все это происходит на подготовительной стадии, за которой следует непосредственное выполнение инвентаризации и фиксация итогов.
Фактические результаты ревизии в обязательном порядке сверяются с учетными данными.
Подготовка к ревизии
На данном этапе издается приказ, имеющий форму ИНВ-22, за подписью руководящего лица. Далее формируется комиссия, в состав которой входит административные сотрудники и иногда представители внутренних проверок. Проведение ревизии контролируется ответственными лицами, чаще всего кладовщиками, при этом не являющимися членами комиссии.
После старта инвентаризации запрещено продавать и перемещать продукцию, учет которой ведется. Комиссия занимается подсчетом товаров, оценкой их состояния, проверкой сроков хранения.
Еще один частый вопрос: «Сколько длится инвентаризация?». Ее продолжительность зависит от размеров фирмы или магазина, количества активов, подлежащих учету.
Для фиксации результатов формируется специальный акт с указанием товарных характеристик. При частичном не поступлении продукции, его составляют в соответствии с формой форме ИНВ-6. Если активы хранятся на территории других складов, сведения о них отражают в форме ИНВ-5.
Для продукции, не соответствующей заявленным стандартам, формируется документ о ее списании (ТОРГ-16). Причем он в обязательном порядке оформляется в 3 экземплярах. На документе должны стоять подписи всех членов комиссии.
При повреждении продукции формируется акт ТОРГ-15. Руководящее лицо должно подписать приказ, утверждающий итоги ревизии. На основании этого взыскивается урон, вносятся коррективы в учет.
От специалиста в области бухгалтерии требуется заполнение ведомости ИНВ-26, фиксация излишков и недостач плюс подлежащая списанию сумма. На документе расписываются все участвовавшие в процессе лица. Только после этого ревизию можно считать законченной.
Существуют специальные сервисы для автоматизации переучета на маркетплейсах, ускоряющие процесс инвентаризации. Речь идет о сканировании товаров при помощи ТСД. Это упрощает выявление недостач, избавляет от необходимости останавливать деятельность склада, что всегда чревато потерей прибыли.
Какие существуют виды инвентаризации
Существует несколько видов инвентаризации, она бывает:
Плановые ревизии осуществляются в соответствии с утвержденным руководящим лицом в начале отчетного периода графиком. Работников заблаговременно уведомляют об инвентаризации активов.
Главной целью проведения внепланового переучета является выявление фактов краж и убытков. Его инициируют после ЧС, а также на этапе смены материально-ответственных лиц во избежание инцидентов после вступления в должность нового сотрудника.
Потребность в организации повторной ревизии возникает, если итоги первой вызывают сомнения или есть подозрения в отношении материально-ответственных лиц в совершении ими неправомерных действий, ставших причиной убытков.
Контрольную инвентаризацию осуществляют после плановой с целью проверки достоверности ее итогов.
По масштабу охвата ревизия бывает:
По условиям проведения различают обязательную и инициативную ревизию. Первую выполняют на ежегодной основе согласно актуальному законодательству. Инициатором проведения второй выступает руководитель компании.
Есть еще один критерий классификации – по способу осуществления. Инвентаризация может быть натуральной и документальной. В первом случае переучет активов выполняется по реальному наличию. Во втором – по документальным сведениям, в печатном или электронном формате.
В какие сроки осуществляется инвентаризация
Если говорить про сроки инвентаризации, то их регламентирует Положение о бухгалтерском учете и отчетности.
В торговых точках и складских комплексах переучет выполняют с интервалом в четыре недели.
Многие думают, что проведение данного мероприятия актуально лишь потому, что оно является обязательным. На самом деле использование подобного механизма контроля дает возможность:
Аудит основных средств выполняется раз в три года.
Руководство фирмы может само инициировать ревизию. Оно вправе устанавливать число и даты переучета в отчетном периоде, а также список проверяемых активов и финансовых обязательств.
В каких случаях осуществление ревизии обязательно?
Годовой переучет требуется всем организациям, из этого правила нет исключений.
Если имущество предстоит продавать, выкупать или сдавать арендаторам, его обязательно подвергают инвентаризации.
Аналогичная процедура проводится в преддверии формирования бухгалтерского отчета по итогам года, когда меняются материально ответственные лица.
Без инвентаризации не обойтись компаниям, которым предстоит реорганизация либо ликвидация.
К такой процедуре прибегают после стихийных бедствий, при выявлении фактов краж и повреждения активов.
Излишки и недостачи – как отразить их в документации
Освещая тему, как проводить инвентаризацию, остановимся подробнее на оформлении обнаруженных излишков и недостач.
Выявленные излишки учитывают как приход, а недостачи фиксируют как расход. Иногда вторые трактуют как хищение покупателями или ошибки, допущенные при учете, если они не соответствуют допустимым нормативам.
Обязанность возмещения больших недостач лежит на материально ответственных лицах. Если имеет место пересортица – одновременное выявление излишков и нехватки одного названия, но различных сортов, эту разницу фиксируют в бух. учете.
К примеру, если в учете значится 10 упаковок со сникерсами и 5 с твиксами. В реальности найдено 5 пачек со сникерсами и 10 с твиксами. Это и есть пересортица. Если цена на товары разнится, разницу списывают на финансовый итог. Даже при отсутствии материальных убытков, пересортицу отражают в учете, чтобы обеспечить точность информации.
Как нивелировать расхождения
За возмещение недостач обычно отвечает виновный в этом персонал, недостающую сумму удерживают из зарплаты. Соответствующее решение принимается руководством. Но в большинстве случаев имеет место списание мелких недостач на расходы.
В случае с излишками необходимо установить причины их появления, оформить должным образом, в обязательном порядке занести в учетную систему.
Результаты ревизии фиксируют в отчетности, после чего актуализируют остатки. ФНС не штрафует за не проведение переучета, но расхождение в учетных документах может быть чревато санкциями.
Автоматизация переучета
Благодаря автоматизации учета предприниматели и ответственные лица всегда знают, какое количество продукции имеется в наличии. В системе при внесении в нее реальных данных моментально отражаются недостачи с излишками.
Для минимизации простоев ревизию ускоряют при помощи специальных сервисов типа SelSup, «Мой Склад». Опись продукции становится автоматической через ТСД. Предпринимателю не приходится терять доход, дожидаясь окончания проверки.
Преимущество автоматизации заключаются:
Она позволяет держать бизнес под постоянным контролем, упрощает маркировку и упаковку, анализ информации по всем торговым площадкам, управление карточками. Это отличный способ масштабирования предпринимательской деятельности.